Rozesłanie bufora CKT do aptek

Parent Previous Next

Proces przepisywania zmian urzędowych polega na utworzeniu w KS-OmniPharm bufora zmian urzędowych, który następnie zostaje rozesłany do wszystkich aptek w sieci.


UWAGA! Bufor zmian urzędowych CKT umożliwi naniesienie zmian urzędowych na karty lokalne powiązane z centralnymi!

Aby zaktualizowały się inne karty lokalne niepowiązane z centralnymi bądź których nie ma w CKT, należałoby utworzyć w aptekach bufor na podstawie bazy BLOZ.


Jak nanieść zmiany urzędowe na centralną i lokalną kartotekę towarów?




1. Po wydaniu obwieszczenia ws. leków refundowanych, zmiany urzędowe powinny się pojawić wraz z automatyczną aktualizacją kartoteki BLOZ (na kilka dni przed wejściem zmian w życie). Wtedy po wejściu do CKT pojawi się odpowiedni komunikat.

2. Aby przepisać zmiany urzędowe z bazy BLOZ do bufora CKT w KS-OmniPharm, wchodzimy do Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj towarami > Przepisz zm. urzędowe. Ta operacja  umożliwi utworzenie bufora ze zmianami.


Rys. 1. Przepisz zmiany urzędowe


3. Po wybraniu Przepisz zm. urzędowe,  pojawi się okno z wyborem pól, które mają zostać zaktualizowane:


Rys. 2. Pola do wyszukiwania zmian urzędowych


Zalecane jest zaznaczenie następujących pól:


Rys. 3. Pola aktualizowane na podstawie zmian urzędowych


Pozostałe pola można zaznaczyć w zależności od decyzji osoby zarządzającej. Są to PKWiU, VAT, Odpłatność na wniosek, Dopuszczenie do sprzedaży odręcznej, Kod kreskowy, Nazwa międzynarodowa, postać, dawka, opakowanie, Podmiot odpowiedzialny i kraj, Czy raportować do ZSMOPL. Po zaznaczeniu pól, należy kliknąć Ok. Zaznaczone pola zostaną zaktualizowanie na podstawie zmian urzędowych.


4. Pojawi się komunikat informujący o rozpoczęciu przepisywania zmian urzędowych do bufora:


Rys. 4. Komunikat o rozpoczęciu przepisywania zmian


Należy kliknąć Ok. Nastąpi proces przepisywania zmian urzędowych do bufora (zgodnie z wybranymi przez nas polami do aktualizacji).

UWAGA! Proces ten może potrwać kilka lub kilkanaście minut w zależności od ilości zmian urzędowych.


5. Po zakończeniu przepisywania zmian pojawi się komunikat informujący o zakończeniu procesu:


Rys. 5. Komunikat potwierdzenia zmian urzędowych


Towary, które posiadają zmiany urzędowe, będą wyróżnione kolorem na liście towarów.


6. Aby zobaczyć zmiany urzędowe dla towarów, należy wybrać opcję Zmiany do zatwierdzenia. Pojawi się okno, w którym możemy porównać zmiany na karcie towaru. Pola ze zmienionymi wartościami podświetlone są na zielono. Po skierowaniu kursora na wyróżnione pole, wyświetlone zostaną zmiany. Wyświetli się nowa wartość i aktualna wartość.


Przykładowo, dla wybranego towaru cena urzędowa detaliczna zmieni się z 38,55 zł (aktualna wartość) na 38,37 zł (nowa wartość):


Rys. 6. Lista zmian urzędowych do zatwierdzenia


Zalecane jest dokładne sprawdzenie poprawności zmian urzędowych. Można wyszukać towary według konkretnej zmiany np. według zmiany ceny urzędowej detalicznej (należy wybrać przycisk Pokaż filtry i wybrać określone typ zmiany w polu zmienione pola).

7. Zanim zmiany urzędowe wejdą w życie, można je przesłać z systemu KS-OmniPharm do bufora CKT w systemie aptecznym.  Aby pracować w trybie bufora CKT, w systemie aptecznym powinna być ustawiona opcja 41. Admin> 1. Opcje modułów > APW14-Magazyn > 1.Ustawienia globalne > 23.Tryb poprawy leków i zakupów CKT.

8. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu aptecznego, aby przesłać bufor z KS-OmniPharm do aptek, należy wybrać Zatwierdź zmiany.

Bufor przesyłamy do aptek przed wejściem w życie zmian urzędowych (tj. przed 1 września 2019 r.).


Rys. 7. Zatwierdzanie bufora zmian


9. Po wybraniu zatwierdzenia, pojawi się okno zatwierdzania bufora zmian urzędowych. W tym miejscu można również zmienić sposób aktualizacji kart lokalnych.


Rys. 8. Zatwierdzanie bufora zmian


Aby zmienić ustawienia aktualizacji lokalnych kart towarów, należy wybrać Zmień. Po wybraniu opcji wyświetlone zostanie okno:


Rys. 9. Ustawienia aktualizacji kart lokalnych na podstawie CKT


Aby włączyć przepisywanie danych z centralnej karty towarowej na kartę lokalną w punktach sprzedaży, należy zaznaczyć pole Aktualizacja kart lokalnych towarów na podstawie CKT. Następnie należy zaznaczyć pola, które mają podlegać aktualizacji. Aby zaznaczyć wszystkie pola, należy kliknąć na pole wyboru Zaznacz wszystko. Po określeniu ustawień, należy wybrać Zapisz.


Z tego względu, że jest to przesłanie bufora CKT do aptek, ustawienie aktualizacji kart lokalnych nie będzie miało w tym miejscu większego znaczenia, ponieważ karty lokalne nie będą teraz aktualizowane.

10. Po zapisaniu ustawień użytkownik powróci do okna zatwierdzania bufora zmian. Aby zatwierdzić na kartach towarów, należy wybrać Zatwierdź.


Rys. 10. Zatwierdzenie bufora zmian


11. Po chwili powinien pojawić się komunikat potwierdzający przesłanie przyszłych zmian urzędowych wraz z ilością zatwierdzonych zmian. Zatwierdzenie bufora w KS –OmniPharm spowodowało przesłanie wszystkich przyszłych zmian urzędowych do bufora w aptekach. W KS-OmniPharm wysłane zmiany urzędowe zostaną oznaczone w jako zatwierdzone -.


12. Po przesłaniu przyszłych zmian urzędowych do apteki, bufor zmian CKT można zobaczyć w aptece w 14. Magazyn > Operacje > Poprawa bazy leków i zakupów:


Rys. 11. Bufor CKT w aptece


Automatycznie został utworzony bufor leków i bufor przeceny (zaznaczone na czerwono na rys. 11). W buforze leków będą widoczne wszystkie zmiany na kartach towaru, natomiast w buforze przeceny zestawione zostaną zmiany cen urzędowych detalicznych (jeżeli zaznaczyliśmy pole VAT to także zmiany stawek VAT). Oczywiście istnieje możliwość podejrzenia tych buforów, przed ich zatwierdzeniem.

13.  Gdy w KS-OmniPharm pojawi się nowsza wersja bazy BLOZ, to po wejściu do CKT pojawi się odpowiedni komunikat, aby ponownie przepisać zmiany urzędowe. Będzie można to wykonać poprzez opcję Przepisz zm.urzędowe. Powtarzamy wtedy kroki od 1-6. W sytuacji, gdy już wysłaliśmy bufor zmian do aptek powtarzamy kroki 7-12.

14. Farmaceuta w aptece może wcześniej zapoznać się ze zmianami urzędowymi, które należy zatwierdzić w dniu ich wejścia w życie lub w przeddzień tuż przed zamknięciem apteki. Po zakończeniu sprzedaży 31 sierpnia 2019 r., a przed sprzedażą 1 września 2019 r., należy zatwierdzić oba bufory za pomocą opcji F9 Korekta łączna.

15. Proces naniesienia zmian urzędowych powinien być wykonany także na CKT w KS-OmniPharm.

W dniu wejścia w życie zmian urzędowych (tj. 1 września 2019 r.) należy wejść w KS-OmniPharm do utworzonego bufora zmian (opcja Zmiany do zatwierdzenia) i kliknąć Zatwierdź zmiany. Pojawi się okno ustawień aktualizacji:


Rys.12 Ustawienia przesyłania


Aby włączyć przepisywanie danych z centralnej karty towarowej na kartę lokalną w punktach sprzedaży, należy zaznaczyć pole Aktualizacja kart lokalnych towarów na podstawie CKT. Następnie należy zaznaczyć pola, które będą podlegać aktualizacji. Aby zaznaczyć wszystkie pola, należy kliknąć na pole wyboru Zaznacz wszystko.  Po określeniu ustawień, należy wybrać Zapisz.


16. Następnie pojawi się komunikat potwierdzający rozpoczęcie zatwierdzania. Zmiany naniesione zostaną na CKT w KS-OmniPharm, rozesłane zostaną także do CKT w aptekach. Powiązane karty lokalne zaktualizują się zgodnie z ustawieniami aktualizacji (rys.12).

17. Aby przejrzeć historię zmian CKT, należy z poziomu okna Zmiany do zatwierdzenia, wybrać opcję Historia zmian CKT. Po wykonaniu tej czynności wyświetli się okno:


Rys. 13. Historia bufora zmian CKT